01 / BACKGROUND
背景と課題
勤怠の修正が、集計と給与計算のやり直しにつながる
従業員の勤務実績をExcelで集計し、給与計算用のシートへ転記していました。雇用形態によって勤務時間や手当の計算条件が異なり、担当者が個別に確認する必要がありました。
勤怠の修正が入ると、勤務時間の集計と給与計算をやり直していました。どこを変更したか、どの計算に影響するかを確かめる作業も発生し、月末から給与確定までの期間に負担が集中していました。
そこで、勤務実績を記録する入口から、承認・集計・給与計算までをつなぐシステムを開発しました。勤怠を確認する担当者と給与計算を進める担当者が、同じ記録をもとに作業できる構成としています。
02 / WORKFLOW
業務はどう変わったか
| 対象 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 勤怠の集計 | Excelで勤務時間を集計し直す | 登録・承認された勤務実績を集計 |
| 給与への反映 | 勤務時間や手当の対象情報を転記 | 確定した勤怠と計算条件を給与計算に利用 |
| 締め前の確認 | 未入力や修正の有無を個別に確認 | 未承認・修正のあった記録を一覧で確認 |
情報と処理の流れ
- 01
勤務実績を記録
勤務時間や休暇など、給与計算の元になる実績を登録します。
- 02
申請・承認
未入力や申請内容を確認し、集計する勤怠を確定します。
- 03
集計・給与計算
勤務実績と雇用形態ごとの条件を使い、計算へ反映します。
- 04
結果を確認
計算結果と元の勤務実績、修正履歴を照らし合わせます。
03 / DEVELOPMENT
開発した仕組み
入力の入口から、データの受け渡し、その先の活用まで。
POINT 01
登録・申請・承認の入口を整える
勤怠の登録と申請・承認をシステムで扱えるようにしました。未入力・未承認の勤怠を一覧で確認し、締め処理前に必要な対応を進められる構成です。
勤務実績を記録しただけの状態と、確認が済んだ状態を区別し、給与計算に使う勤怠を確定する流れを設けました。
POINT 02
雇用形態ごとの計算条件を管理
雇用形態ごとの計算条件を設定し、確定した勤務実績を給与計算に反映する機能を開発しました。時間外勤務や手当の計算も、登録したルールに沿って処理する構成としました。
担当者が個別に判断していた条件をシステムで扱うことで、計算のたびに確認や転記を繰り返す負担を減らしています。
POINT 03
計算の根拠と修正履歴を残す
計算結果から元の勤務実績をたどり、どの記録に基づく数値かを確認できるようにしました。修正履歴も残し、変更があった場合の確認に使えるようにしています。
給与情報の閲覧・編集権限は担当者の役割に応じて分けました。勤怠の確認と給与の確定で、扱う情報や操作の範囲を区別する設計です。
04 / OUTCOMES
導入後の変化
転記と再集計の作業を軽減
勤怠の集計結果を給与計算へ引き継ぎ、同じ数値を入力し直す作業が減りました。修正のあった記録を画面で確認し、締め前の確認を進めやすくなりました。
計算の根拠を担当者間で共有
計算条件と履歴がシステムに残り、担当者同士で数値の根拠を確認できるようになりました。個人の記憶や手元のシートに頼る確認を減らしています。
DESIGN PERSPECTIVE
この事例から考える設計のポイント
自動計算と、確認できる仕組みを一緒に作る
勤怠・給与計算では、自動で数値を出すことに加え、その数値を説明できることが重要です。修正のあった勤務実績や計算条件をたどれる形にすることで、担当者が確認を進めやすくなります。
同様の開発では、現在の計算結果と照合し、差異を確認してから切り替える進め方を検討します。既存の給与ソフトを使い続け、勤怠集計や受け渡しだけを整える方法もあります。
05 / YOUR PROJECT
同じような課題をご相談いただくときに
勤務・計算ルール
就業規則、雇用形態、勤務先による条件の違いを確認します。
既存ソフトとの分担
給与ソフトで行う処理と、開発する集計・連携の範囲を分けます。
締めと訂正の手順
誰が確定し、確定後の修正をどう扱うかを整理します。
