案件の確認から請求書の作成まで、繰り返す手作業を減らす

帳票を作る前の確認にも、時間がかかっていた

請求書を発行するには、まず対象の案件がどのような状況にあるかを確かめる必要がありました。案件の内容や達成度合いを確認し、請求できるものを選び、請求書を用意する。発行のたびに、この作業を繰り返していました。

課題は、請求書への入力だけではありません。請求に必要な情報を集めること、案件の状況を判断すること、書類として整えることが一続きになっており、担当者の時間を使っていました。

そこで、帳票を作る部分だけでなく、元になる案件の管理方法から見直しました。案件情報をSaaSにまとめ、条件に合う案件を選んで請求書を作成する仕組みを構築しました。

請求書の見た目より先に、元の情報を整える

帳票作成の改善は、元になるデータの管理と切り離せません。請求書を自動生成しても、案件の状態や必要な情報を毎回調べ直していては、手間が残ります。

出発点になるのは、どの情報を正として使うか、どの状態で請求対象になるかの整理です。現在の管理方法を確認し、システムで扱う条件と担当者が判断する部分を分けて検討します。