01 / BACKGROUND
背景と課題
ひな形がある書類にも、作成の待ち時間が発生
案件ごとの契約書を用意する際、定型の書式を使う場合も個別に作成を依頼しており、書類を用意するまでに時間がかかっていました。
契約書には、案件が変わっても共通する部分と、名称・金額など案件ごとに変わる部分があります。この違いを整理し、定型的な書類作成の部分をシステムで扱う構成としました。契約内容そのものの判断と、確認済みの書式で書類を用意する作業を切り分けています。
02 / WORKFLOW
業務はどう変わったか
| 対象 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 書式 | 案件ごとに書類作成を依頼 | 定型のひな形を用意して再利用 |
| 案件情報 | 名称や金額などをその都度反映 | 管理している案件情報を変動項目に利用 |
| 書類の準備 | 作成の完了を待って次の業務へ | 定型部分の作成を短縮し確認へ進む |
情報と処理の流れ
- 01
ひな形を用意
利用する書式と変動項目を整理します。
- 02
案件情報を管理
名称や金額など、書類に反映する情報を管理します。
- 03
書類を生成
対象案件の情報をひな形に反映します。
- 04
内容を確認
担当者が生成結果を確認し、次の手続きへ進めます。
03 / DEVELOPMENT
開発した仕組み
入力の入口から、データの受け渡し、その先の活用まで。
POINT 01
共通する本文と変動項目を整理
案件ごとに共通する本文をひな形として用意し、名称や金額などの変動項目を分ける構成です。定型的に反映できる情報を整理することで、自動作成の対象を明確にします。
POINT 02
管理情報から書類を作成
SaaSや管理シートにある案件情報を利用し、対象の情報をひな形へ反映する仕組みです。Googleスプレッドシートやkintoneなど、すでに案件情報を管理しているサービスを起点にできます。
POINT 03
個別判断が必要な案件を分ける
対象は定型書類の作成です。契約条件の変更やひな形に収まらない案件は、担当者の判断に戻します。確認や相談へ戻す条件は、業務の側で決めておきます。
04 / OUTCOMES
導入後の変化
書類を用意する時間の短縮
定型のひな形に案件情報を反映することで、書類を用意するまでの時間を短縮しました。書式が決まっている案件は作成を待たずに進められ、契約手続きのスピードを保てるようになりました。
DESIGN PERSPECTIVE
この事例から考える設計のポイント
作成の自動化と、内容の確認は分けて設計する
ひな形を使える範囲が定まると、書類作成のどこを自動化できるかが分かります。一方で、条件が変わる案件には個別の確認が必要になります。
検討にあたっては、ひな形の更新担当、利用条件、書類の確認手順を先に固めます。システムは、その運用に沿って書類を用意する役割を担います。
05 / YOUR PROJECT
同じような課題をご相談いただくときに
書式の種類
よく使うひな形と、案件ごとに変わる項目を確認します。
個別確認の条件
定型処理に進める案件と、専門家や担当者に確認する案件を分けます。
更新と記録
書式の変更、生成した書類、作成に使った情報の扱いを整理します。
