電子記録の信頼性と導入時の検証

紙の記録が満たしていたことを、電子でどう満たすか

紙の記録では、署名・押印・二重線での訂正といった形で、誰が書き、誰が確認し、どこを直したかが自然に残っていました。電子に移すときは、同じことを機能として決めておく必要があります。決めていない項目は、あとから記録を見ても分からない部分として残ります。

どの記録を電子で保存できるかは、施設に適用される基準と施設内の規程によって決まります。

検証は、使う場面をもとに組み立てる

導入時の検証では、機能が仕様どおり動くことに加えて、実際の手順で使ったときに記録が正しく残るかを確認します。確認した内容と結果は、後から参照できる形で保管します。

導入したあとに続ける確認

検証は導入時で終わりません。人の入れ替わり、手順書の改訂、機器の更新のたびに、記録の残り方が変わる可能性があります。定期的に確認する項目を決めておきます。

医療機関の中に設置された施設では、院内のネットワークと情報システムに関する規程も関係します。接続の可否と条件は、施設の情報システム担当者と確認しながら決めます。

紙と併用する期間を、あいまいにしない

移行の途中では、紙と画面の両方に記録が存在する期間が生まれます。どちらを正式な記録として扱うかを決めないまま進めると、二重に記入する作業が定着し、内容の食い違いが起きたときに判断できなくなります。

記録の様式そのものの設計は製造記録の電子化、変更を管理する流れは逸脱・変更・教育訓練の記録で扱います。